Inglés profesional: Cómo escribir correos formales en inglés

Nov 27, 2017 | Consejos |

Inglés profesional: Cómo escribir correos formales en inglés

Cuando el correo electrónico no existía, el medio por el cual las personas se comunicaban era a través de cartas escritas en papel. El telégrafo también fue uno de los medios de comunicación más importantes antes que llegará el teléfono y posteriormente internet. Sin embargo, aunque el tiempo ha pasado las cartas no han perdido su importancia, y aún más cuando se trata de temas de negocios, en las que escribir cartas empleando inglés profesional es un requisito primordial.

Efectivamente, la carta formal y el correo electrónico, es un medio de comunicación de los más solicitados en empresas, instituciones públicas y/o privadas, en el extranjero, etc. Dentro de este medio, son muchos los escenarios en los que se necesita saber escribir de manera formal en inglés.

Ahora bien, el correo formal en inglés es importantes para muchas personas, sobre todo para estudiantes o ejecutivos que bien buscan trabajo en un país de habla inglesa, quieren solicitar una beca o simplemente viajan mucho y la necesitan para gestionar requisitos relacionados a su viaje. Sin embargo, hay que tener claro previamente una serie de consideraciones para hacer de manera adecuada un correo formal en inglés.

Aparte de una carta formal solicitando la beca, conozca los documentos que necesita para estudiar en el extranjero.

Por esta razón, en el siguiente blog les mostraremos todos los pasos a seguir para conseguir una correo formal en inglés perfecta, y así podrá también practicar su inglés profesional. Entonces, ¡Comencemos!

  1. Saludo:

Para empezar a escribir una buena carta formal en inglés, el saludo es esencial. El saludo depende de la persona a la que va dirigida. En primer lugar, sino sabe concretamente a quién se dirige, debe poner Dear Sir o Madam. En el caso, que sí sepa a quién va dirigida la carta formal en inglés, el saludo dependerá de esa persona.

Si es un hombre adulto, Dear Mr (apellido); Si es una mujer soltera, Dear Miss (apellido); si es una mujer casada, Dear Mrs (apellido); sino se sabe si la mujer es casada o soltera, Dears Ms (apellido). Aquí algunos ejemplos: Dear Mrs. Rogers; Dear Julian Scott.

Es importante saber que en inglés “Dear” implica una manera formal de dirigirse a la gente por escrito (como “Estimado Señor@”). Según lo menciona el portal web https://www.aprendeinglessila.com Por cierto, ¿se pone un punto después de estos títulos? En inglés americano sí se pone punto, mientras que en ingles británico se omite, ejemplo: Ms. (AmE), Mr. (AmE), Mrs. (AmE); Ms Mr Mrs (BrE); Miss (no lleva punto ni en británico ni en americano).

  1. Estructura:

Luego del saludo, es importante saber cómo estructurar un correo formal en inglés, y es aquí donde puede empezar a practicar sus conocimientos en inglés profesional, ya que sí usted no lo sabía, escribir una carta o un correo en inglés es uno de los primeros ejercicios de redacción que se piden en un curso intensivo de inglés y/o un curso de inglés profesional.

Ahora bien, la estructura de una carta se compone de los siguientes elementos: 1) Dirección del remitente, 2) Fecha, 3) Dirección del destinatario, 4) Encabezado, 5) Introducción, 6) Cuerpo, 7) Conclusión, 8) Despedida o saludo, 9) Posdata (opcional). En caso de ser un correo electrónico, puede omitir el punto 1,2 y 3.

Dirección del remitente / Dirección del destinatario:

Si se trata de un ejercicio, es posible que estos datos estén incluidos en el texto de la consigna. Recuerde que este es el orden:

Nombre del destinatario
Número y calle
Localidad y Estado
Código postal

Por ejemplo:

Mrs. Gail Hopper
1234 Shore Avenue
Victoria, B.C.
V1W3B8

Fecha:

Recuerde que el orden de las fechas en inglés no es igual que en español: se debe colocar el mes primero, seguido del día y finalmente, el año, como se ve en este ejemplo:

August 01, 2014

Encabezado:

Luego de estos datos técnicos, el primer punto a tener en cuenta es el encabezado, donde se debe colocar la persona a la cual se dirige correo formal en inglés. Es posible que conozca el nombre del destinatario, pero también puede ocurrir que solo conozca la posición en una organización de la persona y desconozca su nombre verdadero.

Si conoce su nombre, puede proceder de la siguiente manera:

Dear John Smith,

Dear Jane Doe,

Si no conoce el nombre de la persona, sus opciones son las siguientes:

Dear Sir, (para dirigirte a un hombre)

Dear Madam, (para dirigirte a una mujer)

Puede incluso ocurrir que no conozca si su destinatario es hombre o mujer. En ese caso escribirás:

Dear Sir or Madam

El encabezado no es seguido de dos puntos (:) como lo hacemos en español, sino que termina con una coma. Pese a ello, el primer párrafo comenzará con mayúscula inicial.

Introducción:

Estos son algunos ejemplos o formas habituales para comenzar un correo formal en inglés:

My name is … and I am writing to you in order to… (mi nombre es… y le escribo con el objetivo de…)

… and I address this letter to you as regards… (… y le envío esta carta en relación con…)

… and I would like to express my opinion about… (… y me gustaría expresar mi opinión acerca de…)

… and I am writing to enquire about… (… y me gustaría consultar sobre…)

… and I am contacting you to… (… y me contacto con usted para…)

Si se trata de una carta en respuesta a una comunicación previa, podrás comenzar el primer párrafo con algunas de estas expresiones:

In reply to your mail… (En respuesta a su carta…)

We refer to your letter of… (Escribimos en relación a su carta sobre…)

In accordance with your request… (En relación con su consulta…)

Como se puede ver en estos ejemplos, una de las reglas ineludibles de las cartas formales en inglés y más si se usa el inglés profesional en ellas  es que jamás se debe utilizar contracciones: expresiones como “I am” y “I would like” deben ir completas, nunca en su forma abreviada “I’m” o “I’d like”, propia de un lenguaje más coloquial e informal.

Tenga en cuenta también que el primer párrafo deberá siempre ser introductorio: debe indicar allí quién es usted y el motivo por el que envía el correo. Resuma en este primer párrafo el tema general, que luego desarrollará en los párrafos siguientes.

Cuerpo:

A lo largo del cuerpo del correo (desde el segundo párrafo en adelante, hasta llegar al cierre), recuerde ordenar su información de forma clara y coherente.  Para organizar la información, es recomendable que utilice frases que funcionen como conectores. Esto en muchos casos demostrará dominio del idioma inglés y dará una buena impresión a su evaluador, o destinatario.

Por ejemplo:

Although… (Pese a que…); As a consequence… (En consecuencia…); As a result of… (Como resultado de…); Because of… (Debido a…); Furthermore/moreover/besides… (Además…);However/ nevertheless… (Sin embargo…); In addition… (Adicionalmente…); In order to… (Con el objetivo de…); Therefore… (Por lo tanto…); Whereas… (Mientras que…), entre otros.

Conclusión:

Para finalizar se debe redactar un último párrafo a modo de conclusión antes de despedirse. Para distintos tipos de correos, este párrafo deberá incluir diferentes clases de información. En los casos de cartas con motivo de agradecimiento o que incluyen un pedido o solicitud de cualquier tipo, es bueno concluir el último párrafo con un agradecimiento final:

Algunos ejemplos:

I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible… (Estaría muy agradecido/a si pudiera atender este asunto tan pronto como sea posible…)

Thank you for your help… (Gracias por su ayuda…)

If you have any questions, do not hesitate to contact me… (Si tiene alguna pregunta, no dude en contactarme…)

Despedida:

Luego de su conclusión, es momento de la despedida. Aquí debemos regresar por un momento al principio del correo y revisar el encabezado.

Si conoce el nombre de su destinatario (Dear Jhon Smith,/Dear Jane Doe,), la despedida será:

Yours sincerely,

Si no conoces el nombre (Dear Sir,/Dear Madame,/Dear Sir or Madame,), la despedida será:

Yours faithfully,

Recuerde que estas expresiones también cierran con una coma. Y finalmente, su nombre y/o firma al pie de la carta.

Posdata:

Esta es solo una opción y no una obligación, ya que se utiliza cuando hay una aclaración final que hacer. Ssi desea incluirla la manera correcta es la siguiente:

En inglés, la posdata se llama “postscript”, y por eso sus iniciales son P.S. Además, no se cierra con dos puntos (:) como en español, sino que lleva solamente puntos, de la siguiente manera:

P.S. Please, find attached… (Encontrará adjunto…)

P.S. Please, note that… (Por favor, note que…)

Bueno, ahora ya tiene todo lo que necesita para empezar a elaborar una carta formal en inglés de manera profesional, practique su inglés profesional con este ejercicio. Si desea conocer algún ejemplo de carta formal en inglés, puede visitar esta página web https://www.milejemplos.com ¡Comience ahora!

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